Secrétaire de pôle — H/F

Le cadre de la réalisation des missions est celui du pôle socio-judiciaire/insertion formation qui a vocation à accompagner des personnes placées sous-main de justice au sein du service socio-judiciaire (SSJ) et des personnes éloignées de l’emploi au sein du service formation-insertion (SFI).

Plus particulièrement, la création de ce poste intervient dans le cadre de la loi pour le plein emploi visant des actions de repérage de remobilisation et d’accompagnement (O2R), sur le département du Val d’Oise, des publics particulièrement éloignés de l’emploi afin de faciliter leur réinscription à France travail et leur réintégration progressive sur le marché du travail.

Ces missions s’exercent au sein d’une équipe pluridisciplinaire en lien avec les chef-fes de service, la coordinatrice et les autres pôles et services de l’association et partenaires du territoire.

Ces missions s’exercent en lien avec les chef-fes de service et coordinatrices et au sein d’une équipe pluridisciplinaire.

√ Réception des appels téléphoniques, traitement et exploitation des informations reçues
√ Accueil du public se présentant au service
√ Tri, distribution, affranchissement et enregistrement des courriers entrants et sortants
√ Constitution de dossiers administratifs des personnes accompagnées
√ Classement, archivage, numérisation et mise à jour des dossiers dématérialisés en lien avec le RGPD, vigilance générale en lien avec le délégué à la protection des données
√ Gestion de fonctionnement (plannings, fiches de procédure, protocoles, répertoires, listings, préparation et envois de convocations diverses ...)
√ Gestion de la facturation en lien avec le chef de service et la Direction
√ Conception et réalisation de supports de communication internes, mise à jour de ces supports en lien avec le chef de service, la Direction et le service communication du siège
√ Recensement et traitement des informations relatives au personnel et aux salariés en insertion (certificats de compétence, attestations de formation SST, PSC1, HACCP, ...)
√ Suivi du recrutement et des dossiers stagiaires
√ Plateforme ASP-Agence de Services et de Paiement : enregistrement et mise des informations nécessaires au paiement de l’activité en lien avec la coordinatrice
√ Plateforme de l’Inclusion ITOU : validation des candidatures et réalisation de la fiche salariée
√ Plateforme FSE + : saisie des participants et dépôt des justificatifs pour les actions financées (émargements, fiches de liaison, attestations, décisions d’agrément Pôle Emploi...)
√ Vérification et numérisation des feuilles d’émargement des salariés en insertion
√ Gestion des bilans des actions financées (tableaux de suivi, rapports d’activité...)
√ Gestion et suivi de l’affichage obligatoire
√ Certification QUALIOPI : collecte des données auprès des professionnels du pôle, numérisation des documents et actualisation dans le respect des procédures et de la démarche qualité, en lien avec le Chef de Service
√ Centralisation des feuilles de congé, de frais, et autres documents validés par la Direction pour transmission au service RH du siège
√ Suivi de la maintenance du Pôle en lien avec les services généraux / Informatique
√ Préparation des commandes de fournitures et gestion des stocks
√ Gestion en lien avec les services généraux de la flotte automobile
√ Participation aux différentes réunions du pôle / institutionnelles, transmission des ordres du jour en amont et rédaction de compte–rendus
√ Participation à la réalisation d’événements en lien avec les chef/fes de service, la Direction et le service communication du siège

Depuis plus de 40 ans, ESPÉRER 95 est une Association professionnelle, engagée, laïque, ancrée dans des valeurs profondément humanistes, qui milite pour une véritable intégration des personnes et lutte contre toute forme d’exclusion, d’injustice et d’inégalité sociale. Elle s’investit dans la construction de solutions répondant à des problématiques majeures et participe aux réflexions sur des questions de société, telles que : le mal logement, l’accès à la formation et au travail pour les plus éloignés de l’emploi, les alternatives à l’incarcération, l’accueil et l’intégration des personnes migrantes…

L’Association structurée en cinq pôles d’activités, mobilise l’offre complète de ses services et compétences dans les champs de la prévention de la délinquance et de la récidive, de l’accueil, de l’hébergement social et médico-social, du logement et de l’insertion par l’activité économique. Elle assure plusieurs missions dans le cadre de délégations de service public, dont la gestion du SIAO du Val-d’Oise.

L’Association s’est dotée d’outils (projet associatif, charte et référentiel de l’accompagnement social internes, commission des « Citoyens d’ESPÉRER 95 », recherches-actions, publica-tions diverses…) et organise des évènements culturels (festival musical annuel FET’ESPÉRER 95, soirées cinéma-débats, expo-sitions photos…) afin de sensibiliser et traduire ses valeurs ain-si que ses dynamiques de travail actuelles : Agir, rassembler, défendre, promouvoir, militer, développer de la recherche, innover, expérimenter et s’engager !