Assistante de direction — F/H

L'ESAT L’AVENIR RECRUTE UNE ASSISTANTE DE DIRECTION & ADMNISTRATION DES VENTES F/H - CCD 6 mois à temps plein

Missions : assister la direction afin d’optimiser la gestion de son activité, assurer le suivi de certains dossiers et/ou projets, centraliser et transmettre l’information afin de faciliter et favoriser la communication interne et externe.
Organisation administrative :
- Gérer les agendas et organiser les rendez-vous
- Rédiger des écrits professionnels et comptes rendus de réunions institutionnelles
- Participer à l’établissement de divers reportings (activités, rapports d’activité, indicateurs de suivi, etc..)
- Gestion et suivi des contrats d’entretien et d’inspection de maintenance du site
- Instruction et suivi des dossiers professionnels (cartes carburant, assurance, formation)
- Gestion et suivi des sinistres biens et matériels
- Gestion et suivi de la flotte véhicule
- Gestion des candidatures et des dossiers des professionnels (courriers, prise de RDV, contrats…)
- Gestion et suivi des formations professionnelles (dossiers, plannings, etc..)
- Gestion administrative des dossiers mutuelle
- Travail en binôme avec la secrétaire médico-social

Administration des ventes :
- Administration de la base de données commerciale, formation et assistance en interne
- Création clients, prospects, et mise à jour
- Création des fiches articles, et tarifs clients et mise à jour
- Devis, commandes, BL, facturation clients (liasse mensuelle et archivage)
- Suivi administratif des dossiers commerciaux en liaison avec l’équipe de Direction
- Gestion et suivi des appels d’offres, des renouvellements des contrats clients et fournisseurs
- Organisation et participation à des événements (portes ouvertes, salon professionnels, opérations marketing, etc…) et relations partenaires.
- Traitement et résolution des litiges, réclamations et contentieux
- Elaboration des tableaux de bords et analyse des résultats liés à l’activité commerciale.
- Attestations fiscales annuelles : éditions et envoi aux clients.
- Participation aux audits et certifications métiers.

Qualité :
- Participer à la préparation et au suivi de la certification et des évaluations qualités.
- Suivi et mise en application en lien avec la direction des nouvelles orientations déterminées par le comité qualité.

Il accompagne par le travail 165 adultes handicapés sur le site de Persan et permet, au travers du dispositif SIAMAT, à des jeunes d'intégrer progressivement le monde du travail protégé, et à des personnes vieillissantes de bénéficier de temps de respiration sur leur lieu professionnel.

L'ESAT développe 7 activités économiques différentes :

- Cuisine Centrale et restauration collective
- Blanchisserie Industrielle
- Sous-traitance Industrielle
- Nettoyage et entretien des locaux
- Création et entretien d'espaces verts et jardins
- Retraitement de déchets électriques et électroniques ( DEEE)
- Refabrication de cartouches d'imprimante