Secrétaire / secrétaire de direction — H/F

Recherche secrétaire / secrétaire de direction pour remplacement congé maternité
contrat CDD du 15/02/25 au 31/08/25

Assurer les tâches de secrétariat courantes :
• L’accueil physique et téléphonique, prise des messages,
• L’enregistrement, tri et répartition du courrier, des télécopies envoyées,…
• La frappe et la mise en forme de documents (courriers, notes…)
• Le suivi des agendas et la prise des rendez-vous du Directeur et de l’équipe de direction : réunions, déplacements…
• Rédaction des documents divers administratifs (attestation, compte-rendu de réunion, convocation etc)
• Tenir les chronos : courrier départ, arrivées, … Assurer la traçabilité des documents pour faciliter les évaluations futures.
• Réaliser toute autre tâche à la demande d’un membre de l’équipe de direction dans le domaine du secrétariat.

Tenir à jour les différents outils de suivi des prises en charge des jeunes :

• Le fichier concernant tous les rendez-vous avec les services extérieurs pour les jeunes avec les personnes qui y participent.
• La saisie et la mise en page des rapports concernant les usagers après corrections des chefs de service. La transmission aux services placeurs et/ou partenaires.
• La rédaction des documents nécessaires à la bonne marche de l’établissement : certificats d’hébergement et/ou de scolarité pour les usagers, carte d’identité scolaire,…
• L’impression et la diffusion avec le chef de service pédagogique des documents nécessaires à la mise en place des sessions d’admissibilité, préparation des livrets d’accueil, ainsi que des documents nécessaires aux entretiens d’admission. La saisie des DIPC et/ contrats de séjour.
• Suivi des prises en charge des jeunes, relances, alertes auprès des chefs de service et des éducateurs,…
• Suivi des dossiers de camps ou transferts jusqu’aux courriers aux familles et aux services placeurs, suivant le protocole établi.
• Suivi et préparation des week-ends suivant le protocole établi, (tableau, préparation de l’effectif week-end, mise à disposition du cahier etc).
• Facturation des frais de séjour

Suppléer le chef de service administratif en prenant en charge conjointement un certain nombre de dossiers :

Suivi des arrêts de travail et des accidents de travail ainsi que des visites médicales en ce qui concerne la gestion du personnel.

NB L’agent recevra une formation spécifique aux différents logiciels utilisés

La Direction de l'Action Sociale, de l'Enfance et de la Santé (DASES) a vu le jour en 1985 dans le prolongement de la décentralisation. Depuis, le Département s’est vu confier de nouvelles attributions comme l’APA ou le RMI , et désormais le RS.