Secrétaire — H/F

Sous la responsabilité hiérarchique de la Cheffe de service et du Directeur, la secrétaire agit avec une éthique personnelle appuyée sur la déontologie de sa profession, suivant le cadre légal, et en conformité avec les règles en vigueur dans l’association et dans l’établissement.
Son action s’inscrit dans le respect des projets de l’association et de l’établissement.

La secrétaire est notamment chargée de :
1. Accueil et renseignement des personnes accueillies, familles, salariés et partenaires extérieurs.
- Assurer un accueil téléphonique
- Accueil et renseigner les personnes
- Saisir des comptes-rendus de réunions
- Réaliser des démarches médico administratives
- Conseille le résident lors de démarches administratives (constitution de dossiers, remplissage de formulaires).
- Transmettre les informations, du siège de l’APSI et en provenance des partenaires de Pôle, vers les responsables internes.

2. Participer à la bonne tenue des dossiers administratifs des résidents
- Suivi de la procédure d’admission, réceptionne les dossiers et suit la procédure d’admission en interne
- Collaborer au suivi et à la bonne tenue de tous les dossiers (disponibilités dans le dossier du résident de l’ensemble des pièces administratives utiles pour la facturation, le suivi médico-social et la CAF)

3. Procède à la facturation des résidents hébergés dans l’établissement
- Collabore et met en œuvre les procédures conjointes avec les départements
d’appartenance des résidents, le siège de l’APSI et la comptable du Pôle FAM ;
- Rend-compte mensuellement à la Directrice du Pôle de l’état des dossiers et des entrées à la suite des facturations ;
- Propose des actions d’amélioration du fonctionnement.

4. Lien avec l’ensemble des prestataires, suivi des dossiers et des sinistres éventuels
- Mise à jour régulière de la tenue des dossiers prestataires en lien avec l’agent technique et la comptable

MISSIONS RH

Préparation de la paie
- Préparation et transmission des éléments variables de paie au service RH aux dates définies dans le calendrier annuel de paie
- Suivi des demandes de congés annuels et mise à jour du tableau mensuel, actualisation du solde de chaque salarié
- Envoi à réception des arrêts de travail au service RH
- Envoi des demandes d’acompte au service RH avant le 10 de chaque mois
- Préparation et envoi des appointements fin de mois au service RH pour les salariés concernés
- Préparation des demandes de solde de tout compte pour les CDD et envoi au service RH au plus tard le lendemain de la date de fin du contrat

Recrutement
- Envoi au service RH des annonces de recrutement à publier sur Staff Santé
- Envoi au service RH des éléments permettant d’établir une estimation de salaire et/ou demande de promesse d’embauche

Embauche
- Constitution du dossier administratif pour chaque embauche et envoi des éléments
au service RH pour la déclaration préalable et la rédaction du contrat de travail
- Réception et impression du contrat de travail pour signature de la Directrice du Pôle
et remise au salarié
- Envoi au service RH du contrat de travail signé et des bulletins d’affiliation dûment complétés et signés (mutuelle, prévoyance, retraite)
Organisation et suivi de la visite médicale d’embauche

CDD de remplacement
- Rédaction, contrôle des informations et transmission des fiches navette pour les demandes de CDD au service RH préalablement à la prise de poste
- Réception et impression du contrat de travail et de la fiche de poste le cas échéant pour signature de la Directrice du Pôle et remise au salarié
- Envoi au service RH du contrat de travail signé

Vie du contrat
- Envoi au service RH des avenants signés
- Envoi des lettres de démission, rédaction du courrier réponse pour validation préalable du service RH
- Envoi des demandes de congés parentaux, congé paternité, congé maternité pour traitement des courriers/ avenants avec le service RH
- Envoi des lettres de fin de période d’essai (employeur ou salarié), préparation des courriers réponse pour validation préalable du service RH
- Envoi des courriers de mise en demeure de justification d’absence pour validation préalable du service RH, impression sur papier à en-tête du FAM et signature de la Direction, copie à adresser au service RH
- Mise à jour annuelle des dossiers du personnel en lien avec le service RH
(attestations employeur multiples, attestations permis de conduire, dérogation mutuelle, carte Navigo intégrale)
- Organisation des visites médicales périodiques, de reprise et à la demande du médecin du travail

Le pôle des Foyers d’Accueil Médicalisés (FAM) de l’APSI accueille des adultes atteints de troubles psychiques ou troubles autistiques dans 2 foyers installés à Villejuif (94) le FAM IRIS et le FAM TAMARIS.

Nous disposons au total de 54 places (dont 5 temporaires) d’hébergement.
Le FAM Iris est intégré au sein de l’hôpital Paul Guiraud pour une véritable coopération dans la prise en charge des résidents.
Ainsi, nous proposons un hébergement avec un accompagnement à la vie quotidienne et de nombreuses activités, éducatives, thérapeutiques, mixtes mais aussi culturelles et de loisir.

Le foyer est un lieu de passage plus ou moins long en fonction du projet de vie de chaque résident et de son évolution. Nous proposons également dans le cadre des accueils temporaires la possibilité de faire une évaluation des capacités de la personne à vivre en collectivité dans une structure d’hébergement médico-sociale