Assistant.e de direction — H/F

L’assistant(e) de direction :
- Agit dans le cadre des missions générales du Foyer Isabelle et du dispositif d’Habitat Inclusif définies dans les projets d’établissement et de service
- Apporte son soutien à l’ensemble de l’équipe par sa connaissance et ses formations (initiales et
complémentaires) dans son champ d’intervention.
- Participe à l’analyse de son référentiel métier afin de l’inscrire dans un cadre institutionnel voulu par le projet associatif
- Participe à l’amélioration de ses pratiques, peut participer à des groupes de travail visant à une amélioration collective de la prise des charges des personnes accompagnées.
- Organise, sous le contrôle de la direction, les tâches et missions générales de secrétariat.

Activités détaillées
Fonction réception et distribution
- Réception
- Collecte tous les courriers sortants, les référence et se charge de la distribution.
- Collecte les éléments des dossiers des personnes accompagnées et a en charge, le classement et l’archivage.
- Reçoit les appels téléphoniques et e-mails et peut être amené(e) à apporter des réponses.
- Effectue l’accueil physique des personnes
- Distribution
- Diffuse à l’ensemble des salariés ou au besoin à un groupe de salariés des informations nécessaires à la mission générale de l’institution.
- Réceptionne les courriers entrants, les répertorie et les date, les distribue.
- Réceptionne les appels entrants et les transmet au bon interlocuteur après avoir recueillir les informations utiles.

Fonctions administratives relatives aux personnes accompagnées
- Pour le Foyer, l’assistant(e) de direction gère les dossiers administratifs relatifs aux prises en charge :
- Gère l’ordonnancement et l’archivage des éléments du dossier de la personne accompagnée.
- Se charge de la diffusion des documents et pièces nécessaires à la constitution des dossiers.
- Veille à ce qu’il n’y ait aucune rupture administrative de prise en charge (dossier MDPH, aide sociale…) et pour cela travaille en lien avec l’assistante sociale.
- Renseigne l’outil Livia en y notant toutes les données administratives relatives aux personnes accompagnées.
- Rend compte du suivi des dossiers et participe à la mise en œuvre de stratégie pour améliorer la
qualité de prise en charge dans les aspects administratifs.
- Fait une mise en page et relecture des projets personnalisés des personnes accompagnées avant diffusion aux partenaires ou familles.
- S’assure que les dossiers des personnes accompagnées sont à jour,
- Suit l’état des présences des personnes accompagnées,
- Enregistrement les présences des personnes accompagnées par activité
- Pour le dispositif d’Habitat Inclusif, l’assistant(e) de direction :
- Réceptionne et recense les candidatures
- Gère la liste d’attente des candidatures
- Se charge de la diffusion des documents et pièces nécessaires à la constitution des dossiers des locataires.
- L’assistant(e) de direction gère la diffusion d’information :
- A en charge les informations générales aux familles et partenaires
- Prépare la logistique liée aux réunions du conseil de la vie sociale, met en page les comptes rendus et se charge de leur distribution.

Fonctions administratives relatives à l’activité
L’assistant(e) de direction prend en charge l’ensemble des aspects administratifs des deux périmètres d’activité, entre autres :

- Participe dans son champ professionnel à la gestion, au suivi et au classement des dossiers sous la responsabilité de la direction.
- Gère les commandes des repas du Foyer en lien avec la société Armor cuisine,
- Pour le dispositif d’Habitat Inclusif, centralise les contrats d’occupation, les états des lieux, les quittances de loyer des bailleurs, les factures EDF, les factures internet des appartements, etc ;
- Met en page et relecture de comptes-rendus divers,
- Rédige comptes-rendus des réunions institutionnelles et de fonctionnement,
- Est en lien avec les assurances (voitures, habitation, associative, etc.)

Fonctions institutionnelles

L’assistant(e) de direction représente l’institution et son projet lors des visites ou rencontre. Il ou elle a pour mission de favoriser le lien avec les services support ainsi que la poursuite des partenariats. Ainsi, l’assistant(e) de direction :

- A en charge la partie administrative (invitation, courriers, comptes rendus…) lors de réunions ou de
manifestations institutionnelles,
- Gère et met à jour les listes et coordonnées des contacts et partenaires institutionnels.
- Est en lien avec le service compatibilité (enregistrement et transmission des factures et des remises de
chèques),
- Établit les factures des personnes accompagnées et l’état de présence trimestriel pour le Conseil Départemental,

- Reçoit et affiche ou diffuse les notes de service et autres informations à destination des salariés et / ou
des personnes accompagnées
- Est l’accompagnateur terrain ou tuteur de formation des stagiaires, salariés en formation ou apprentis
dans le champ professionnel des métiers du secrétariat.
Compte tenu de la teneur des informations qui transitent par le poste, l’assistant(e) de direction est tenu(e) à la discrétion professionnelle tant à l’extérieur de l’établissement qu’à l’intérieur. Par ailleurs, il ou elle rend compte de son travail et des dossiers en cours à sa cheffe de service.

L’association Vivre et devenir, reconnue d’utilité publique, gère plus de 80 établissements et services dans les domaines sanitaire, médico-social et social en Normandie, Île-de-France, PACA, Grand Est, Nouvelle Aquitaine, Bourgogne-Franche-Comté et Centre Val-de-Loire. L’association est porteuse de valeurs mises en application à travers son projet associatif « une présence à chacun, un horizon pour tous ». Vivre et devenir accompagne plus de 5200 personnes en situation de fragilité et compte 2200 salariés.

Dans le domaine spécifique de l’habitat inclusif pour des personnes en situation de handicap psychique, Vivre et devenir gère, en Île-de-France :
- Deux résidences accueil composés de studios autonomes, avec accès à une salle commune, un jardin, une laverie ; les résidents partagent des temps collectifs et des activités communes :
- La résidence de Luppé à Villepinte (93) accueille 21 adultes en situation de handicap psychique depuis 2014,
- La résidence Aux rives de l’Ourcq à Bobigny (93) loge 25 personnes depuis 2018,

- Deux dispositifs de logements partagés retenus par l’ARS dans le cadre de forfaits Habitat inclusif : dans ce contexte, des appartements de type T3 ou T4 sont mis à disposition en sous-location par Vivre et Devenir aux résidents, qui vivent en colocation et partagent le quotidien.
- 10 places en Seine-Saint-Denis dans les communes de Bagnolet, Bobigny et Montreuil
- 10 à 12 places dans le Val-De-Marne dans les communes de Vitry-sur- Seine

- Le dispositif Habitat Inclusif Ile de France a vocation d’évoluer en plateforme qui disposera en plus de son offre de logement actuelle :
- D’un centre d’accueil de jour CAJ qui accompagne 39 personnes en situation de handicap mental et ou déficience intellectuelle et 13 personnes en accueil séquentiel et/ou temporaire. Financé par le département.
- Un Service d’accompagnement Médico-Social SAMSAH en cours d’ouverture qui accompagnera 25 personnes en situation de handicap mentale.