Assistant de direction en C.C.A.S. — H/F

Merci de joindre une lettre de motivation impérativement à votre C.V.

Vous apportez une aide permanente à la Directrice Générale en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, et de suivis de dossiers. Vous facilitez la prise de décision de la Directrice Générale en gérant son emploi du temps et en préparant les dossiers nécessaires à son activité professionnelle.

Vous travaillez au Centre Communal d’Action Sociale, établissement public, de 300 agents, présidé par le Maire de Roubaix. Vous exercez votre activité au sein d’une équipe de 3 agents et en lien direct avec la Direction du Secrétariat Général composée de 4 agents. Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale, vos missions seront les suivantes :

* Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction :
- Recevoir, filtrer, transcrire les messages, renseigner et réorienter les interlocuteurs si nécessaire, analyser leurs requêtes et relayer autant que possible vers l’interlocuteur compétent ou préparer les éléments de réponses pour le compte de la Directrice Générale (investigations à mener) et s’assurer du suivi et du traitement de la demande,

* Réceptionner, traiter, et diffuser de l’information :
- Prioriser les sollicitations et interpeller efficacement la Directrice Générale,
- Questionner sur les interpellations et cerner les enjeux,
- Identifier et transmettre toute information utile à la Directrice Générale,

* Réaliser, mettre en forme des travaux de bureautique, rédiger des courriers, courriels et divers documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, réaliser des comptes-rendus à partir de notes manuscrites prises par la Directrice Générale ou d’enregistrements audio,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la Directrice Générale et assurer la coordination du classement de la Direction.

* Gérer les agendas de la Directrice Générale et du Vice-Président, prendre des rendez-vous et assurer l’organisation de réunions, d’évènements, de déplacements professionnels :
- Faire les convocations, établir et suivre les ordres du jour, procéder aux réservations de transport, d’hébergement, de salles de réunions…,

* préparer des dossiers afférents aux réunions et rendez-vous :
- collecter les documents nécessaires auprès des services et les informations indispensables aux traitements des demandes ou autres…,

* Etre Référent.e ressources humaines pour la direction :
- assurer la gestion des horaires variables, des congés, des ordres de mission…,

* accompagner à la préparation d’instances, de conseils d’administration et pallier aux congés de l’Assistant administratif affecté au Secrétariat Général :
- constituer les dossiers, assurer leur transmission auprès des Elus et personnes qualifiées, envoyer les délibérations en Préfecture (télétransmission des délibérations par la plate-forme Pastell)…

Rythme de travail : mardi au samedi midi – 38h00/semaine – permanence et présence à partir de 8h00 jusque 18h00 organisées avec l’Assistant administratif de la Direction du Secrétariat Général.

Troisième Ville de la région Hauts de France, Roubaix est depuis plusieurs années le théâtre d’une redynamisation qui fait aujourd’hui sa « marque de fabrique ».
Ville d’Art et d’Histoire, capitale des bonnes affaires, la ville s’est forgée une identité nouvelle dont le musée La Piscine, reconnu comme l’un des plus beaux musées de France, est le fer de lance.
Ici, rien ne se fait comme ailleurs. Ici, la création, la différenciation et l’esprit d’innovation sont les clés de la démarche estampillée « Made in Roubaix ».
Le Centre Communal d’Action Sociale (C.C.A.S.), établissement public employant 300 agents et présidé par le Maire de Roubaix, a en charge la politique sociale, de santé, du handicap et des personnes âgées de la Ville.
Dans le cadre de son développement, le C.C.A.S. cherche de nouveaux atouts humains.