Secrétaire médicale — H/F

Un(e) secrétaire médico-social (H/F)
CDD - temps plein - CCN 1966
Poste basé à Thiais (94) 35H lundi au vendredi
Reprise d’ancienneté
Statut non cadre
1h de pause repas - Salle de repas à disposition

Missions : En collaboration avec la direction et les équipes pluridisciplinaires

• Assurer un accueil téléphonique et physique (les parents, tuteurs mais également tout visiteurs en alternance avec les autres collaborateurs)
• Collecter et transcrire des données (enquêtes, statistiques, dossiers techniques…)
• Elaborer et présenter des documents de synthèse et effectuer les tâches courantes de secrétariat de direction en s'appuyant sur les outils bureautiques
• Gérer des mails et courriers diverses
• Assurer la communication des informations à transmettre (diffusion papier ou numérique)
• Assurer l’organisation des réunions, l’agenda de la direction
• Saisir sur poste informatique
• Procéder au classement et à l’archivage des dossiers
• Gérer diverses demandes administratives des équipes
• Suivre et mettre à jour les dossiers des fournisseurs
• Recueillir et commander des besoins en fourniture. Ainsi que le contrôle des livraisons.

Activités :
• Gérer les dossiers des résidents contribuant à l’accueil et l’accompagnement
• Participer aux réunions d’équipe - CODIREL
• Collecter et transcrire des données (enquêtes, statistiques, dossiers techniques,...).
• Analyser les informations pour aider à la prise de décision.
• Assurer l'organisation et le suivi des réunions en lien avec l’accueil et l’accompagnement des résidents
• Gérer les Agendas de la direction dans le cadre des liens avec l’accueil et l’accompagnement.
• Gérer les plannings des stagiaires confiés par la direction
• Saisir sur poste informatique
• Gérer les dossiers spécifiques à l’accueil et l’accompagnement des résidents
• Constituer les dossiers des demandes de stages ou d’admissions des résidents (notamment via trajectoire). Organiser et participer à la commission d’admission.
• Procéder au classement et à l’archivage des dossiers résidents
• Suivre et mettre à jour les dossiers en lien avec les partenaires externes (ESMS, CAF, MDPH, etc.)
• Mettre en forme une circulaire, rédiger des synthèses et des notes, diffuser des documents à destination des familles et tuteurs
• Participer à l’Instruction de dossiers administratifs divers à la demande de la direction.
• Constituer des données statistiques.
• Communiquer avec les familles et tuteurs pour la direction (papier et numérique) ;
• Faire l’état des présences mensuelles des résidents. Recenser les départs et absences des résidents.
• Contribuer, avec le comptable, à la facturation. Appuyer administrativement le recouvrement.
• Organiser et participer au CVS

Notre association, créée en 1965, a pour mission d’accompagner quotidiennement plus de 1300 enfants, adolescents ou adultes atteints d’un handicap mental associé à des difficultés motrices, une déficience intellectuelle, des troubles envahissants du développement ou présentant des handicaps rares, au sein de l’un de nos 35 établissements implantés en Ile-de-France, dans les Hauts de France et dans le Centre Val de Loire. Le CESAP s’appuie sur les compétences de 1550 salariés, professionnels de l’accompagnement médico-social, éducatif, paramédical et médical, afin de mettre en œuvre ses engagements éthiques et ses orientations stratégiques.