Responsable administratif — H/F

La clinique Les Bruyeres recherche son/sa responsable administratif.

Le/la responsable administratif est membre du comité de Direction et managera une équipe composée d'une secrétaire administrative et médicale.

Il/elle sera amené à :

ORGANISER LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PATIENT

 Gérer l’organisation des activités en lien avec le service administratif de l’Etablissement.
 Organiser, en collaboration avec la direction et les médecins, les séjours d’hospitalisation.
 S’assurer de la prise en charge mutuelle du séjour et de la couverture CPAM des patients.
 Valider ou refuser le volet administratif du dossier patient.
 Piloter et optimiser l’attribution et la répartition des chambres des patients en lien avec l’IDEC
 Organiser la formalisation écrite des pratiques professionnelles en lien avec la gestion administrative du patient (protocoles, procédures,) avec le référent qualité de l’établissement.
 Monter, mettre en œuvre, suivre et gérer les projets spécifiques au domaine d’activité.
 Assurer ses missions en adoptant une attitude conforme aux valeurs du réseau HPA : optimisme, écoute et persévérance.

GERER LA FACTURATION ET LE PMSI

 Préparer la sortie administrative du dossier.
 Etablir (ou contrôler) la facturation du dossier.
 Etablir l’ensemble des factures de l’établissement.
 Suivre l’ensemble des prestations refacturables de l’établissement.
 S’assurer des inventaires et de la restitution des cautions.
 Suivre les encaissements et assurer le rapprochement des encaissements avec les relevés bancaires.
 Assurer la relance des dossiers impayés.
 Suivre et régulariser les rejets de facturations.
 Garantir la bonne tenue du compte client.
 Gérer les caisses de l’établissement.
 Procéder à la récupération des informations nécessaires au codage PMSI dans le dossier du patient et/ou après des services ayant effectué les actes.
 Saisir les codes recueillis.
 Contribuer à l’optimisation du déploiement du PMSI dans le respect du secret médical.
 Participer à la mise en œuvre de tous les moyens nécessaires pour assurer la qualité du codage.
 Veiller à l’adaptation des outils, leur mise à jour et leur optimisation.

MANAGER UNE EQUIPE ADMINISTRATIVE

 Manager l’équipe administrative en soutien de la direction.
 Fédérer l’équipe autour de projets de l’établissement.
 Animer l’équipe au quotidien.
 Organiser le recrutement et l’intégration des professionnels administratifs dans la clinique.
 Communiquer les éléments de planning à la direction.
 Evaluer les compétences de son équipe et proposer le plan de formation continue à partir des besoins recensés...
 Être un relais de la direction auprès de l’équipe administrative.
 S’assurer de la bonne prise en charge des patients par les professionnels.

GERER L’ACCUEIL AU SEIN DE L’ETABLISSEMENT

 Réaliser ou déléguer l’accueil physique du patient le jour de son arrivée.
 Former les secrétaires au process d’accueil.
 Renseigner les informations administratives du patient sur le logiciel interne.
 Proposer au patient les différentes prestations hôtelières de l’établissement en lien avec sa prise en charge mutuelle.

ETRE ACTEUR DE LA GESTION DES RISQUES ET DE LA QUALITE

 S’assurer du bon respect des règles d’identitovigilance des patients.
 Mettre en place des projets d’amélioration de la qualité des prestations.
 Participer en collaboration avec le référent qualité à la démarche qualité et gestion des risques, à la démarche de certification, et au comité de pilotage.
 Participer aux différences instances consultatives mises en place sur l’Etablissement.
 Participer et/ou animer des groupes de travail de l’Etablissement.
 Vérifier la qualité de la tenue des dossiers patients par une évaluation au minimum annuelle et au besoin rappeler la procédure.

APPORTER UN SUPPORT ADMINISTRATIF A LA DIRECTION

 Réceptionner et trier le courrier reçu sur l’établissement.
 Constituer les dossiers administratifs sur demandes (dossiers formation…)
 Constituer le dossier administratif patients.
 Participer à la gestion administrative.
 Veiller au respect des règles éthiques et à l’instauration d’un climat de respect mutuel.

La Clinique HPA Les Bruyères fait partie du réseau HPA - Hospitalisation Privée d’Addictologie, Groupement de cliniques de Soins de Suite et de Réadaptation, spécialisé dans la prise en charge des affections liées aux conduites addictives.

Cette prise en charge des patients est réalisée par des équipes pluridisciplinaires formées et reconnues, dans une approche globale centrée sur le patient et ses préoccupations, le tout dans des espaces adaptés, sécurisés et des environnements chaleureux, bienveillants et sereins.