Hôtesse d'accueil — H/F

Construit sur plusieurs niveaux, l’établissement dispose de 133 chambres simples et 4 chambres doubles.
Ces dernières peuvent être réservées aux couples.
Les espaces communs sont essentiellement situés au Rez-de-chaussée : le salon et la salle de restaurant
climatisés, permettent aux résidents de participer aux animations et de prendre leurs repas.

Chaque étage comporte un espace-vie dans lequel les personnes en situation de très forte dépendance
bénéficient d’un accompagnement pour le déjeuner et le diner.
Un espace extérieur est aménagé pour les résidents et leurs familles, afin de profiter des beaux jours.
Les bureaux de l’Administration se trouvent à proximité de l’Accueil. Les gestionnaires administratifs sont
chargés de remplacer l’hôtesse d’accueil le soir après son départ, les WE et durant ses absences.

L’hôtesse d’accueil assure l’accueil physique et téléphonique des résidents, des familles, des visiteurs, des
intervenants extérieurs ainsi que du personnel intérimaire.

Position dans la structure :
►liaisons hiérarchiques
La Responsable des admissions facturations et relations usagers
La directrice adjointe
La directrice déléguée

►liaisons fonctionnelles
Le cadre de santé et l’infirmière référente
L’équipe administrative
Les services soignants, médico-techniques et logistiques.

Missions générales :

Garantir la meilleure réponse possible en termes d’accueil physique et téléphonique des usagers,
intervenants extérieurs ou personnels.

Missions permanentes :
- Accueillir les nouveaux résidents et leur famille. Prévenir l’interlocuteur concerné de leur arrivée.
- Accueillir et orienter toutes les personnes se présentant physiquement à l’Accueil, notamment les
personnels intérimaires et les sociétés extérieures.
- Gestion des appels téléphoniques (réception, traitement des messages, orientation et suivi des appels
courants,…) : Prendre le DECT en cas d’absence physique et privilégier la prise message en proposant que
l’EHPAD rappelle les interlocuteurs internes
- Gestion et enregistrement des courriers et des courriels.
- Prendre connaissance du rapport du gardien de nuit et tenir informée la direction et l’encadrement des
informations importantes.
- Imprimer les données OSIRIS, compléter le tableau des données, et le distribuer à chaque étage.
- Enregistrer les mouvements des résidents (changements de chambres, les transferts, les hospitalisations
et les sorties de résidents°.
- Remettre le courrier aux résidents et à leur famille. Contacter les familles lorsque le courrier n’est pas
relevé.
- Mettre en forme le menu du jour - Procéder à la diffusion des notes d’information au personnel. Les
classer.
- Enregistrer et diffuser les rapports de garde administratif et technique hebdomadaires.
- Assurer la relation quotidienne avec les usagers et leurs familles qui se présentent à l’Accueil.
- Est garante du rangement et de la propreté des locaux de l’Accueil.

Missions spécifiques :
- Préparer les classeurs VMA et du dossier de soins. Les archiver à la sortie du résident (rangement dossier
DCD).
- Transmettre le courrier de condoléances aux familles.
- Saisir les mouvements des résidents sur le logiciel RESID-EHPAD
- Procéder à la mise à jour des mutuelles. Transmettre par courriel les mises à jour à la Pharmacie.
-Assurer les visites de l’établissement
-Etre le premier contact lors d’un projet d’admission d’un nouveau résident :
*répondre au demande de renseignements : nombre de place dans l’EHPAD, question sur les
conditions d’hébergement, composition de l’équipe médicale et paramédicale.
*Prendre en charge les demandes d’admission (trajectoires via le portail, transmission des dossiers
par mail via la boite mail admission
*Valider avec l’équipe médicale la pertinence de faire une VMA
*Organiser les VMA en lien avec l’équipe médicale et paramédicale : prendre les RDVs, préparer les
dossiers et transmettre les informations à la responsable admissions, facturations et relations avec les
usagers pour les commissions d’admissions
*Mettre à jour le tableau de suivi excel et le dossier Osiris ; constituer le dossier complet du résident

L’EHPAD « Les Aulnettes » est un établissement public autonome entrant dans la catégorie des
établissements sociaux et médico-sociaux tels que définis par la loi du 02 janvier 2002 rénovant l’action
sociale et médico-sociale.

L’EHPAD « Les Aulnettes » accueille des personnes âgées dépendantes de plus de 60 ans sans limite d’âge. Il
dispose de 141 lits d’hébergement permanent.
L’établissement est habilité à recevoir des bénéficiaires de l’aide sociale et de l’allocation personnalisée
d’autonomie (A.P.A.).

Une centaine de personnels y travaillent.