Dans le cadre d'un remplacement de congés de maternité, nous recherchons un hôte d'accueil qui interviendra sur la partie assistanat et un peu de RH standard.

Vos principales missions seront les suivantes :

Activités d’accueil

• Accueillir les visiteurs extérieurs (intervenants, familles, publicitaires, prospects commerciaux…) et identifier leur demande.

• Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la structure.

• Faire émarger le registre des visiteurs et des intervenants extérieurs.

• En cas de livraison, prévenir le cadre du service concerné.

• Recevoir les résidents et leurs proches

• Réceptionner et tracer les appels téléphoniques, les orienter vers l’interlocuteur demandé ou prendre des messages. Savoir filtrer les appels indésirables (démarchage publicitaire) .

• Actualiser l’affichage (éphéméride, menus, animations), les informations et les plaquettes commerciales mises à la disposition du public.

• Transmission orales et écrites (mail) des informations à toute l’équipe.

• Répondre aux demandes commerciales (téléphoniques, visites spontanées…) en l’absence de l’adjointe de Direction et de la Directrice en remplissant une Fiche contact

• Assurer la bonne tenue du poste accueil et coin café Ainsi, vous êtes garant du bon accueil physique et téléphonique dans l'établissement et de la bonne transmission des informations lors de transferts téléphonique, de la prise en note de messages.

Activités de gestion

• Traiter le courrier : tri, distribution interne et résidents, mise sous pli, affranchissement.

• Rédaction de courriers documents administratifs divers

• Effectuer du classement et archivage.

• Réception et traitement des règlements des résidents et famille (notamment hébergement, coiffeur, pédicure). Enregistrer les règlements sur fichier informatique.

• Remettre la fiche d’émargement des repas en cuisine avant 10h

• Gestion des absences imprévues du personnel – contact de vacataires

Activités de « référent RH »

• Mise à jour du livret d’accueil du personnel

• Etablissement quotidien des contrats de travail, DPAE (URSSAF)

• Faire signer quotidiennement les contrats de travail aux vacataires, et en assurer leur suivi

Maisons de Famille est un groupe spécialisé dans l’hébergement de personnes âgées dépendantes. Spécialiste du grand âge et des maladies associées, Maisons de Famille organise un accompagnement et des soins de haut niveau. Résolument haut de gamme, les maisons du groupe proposent toutes des cadres de vie magnifique, avec de véritables prestations hôtelières. Avec 17 Maisons dans toute la France et près de 1000 salariés, le groupe est aujourd’hui en pleine expansion.