Responsable du soutien médico administratif et de l’accueil des patients — H/F

Le (la) responsable du soutien médico-administratif et accueil patient dirige et coordonne les travaux des assistantes médico-administratives (secrétaires médicales) et agents d’accueil en lien avec le corps médical et les corps paramédicaux ainsi qu’avec l’ensemble de son environnement administratif, notamment le bureau des entrées.

Acculturé au milieu médical et hospitalier, cet encadrant sait écouter, organiser, optimiser les tâches et diriger une équipe dédiée au soutien administratif direct du soin et à l’accueil physique et téléphonique du patient.
Maitrisant les outils bureautiques, ce cadre dirige par l’exemple et s’implique sur le terrain tout en gardant la hauteur de vue nécessaire pour faire évoluer les pratiques.

Activités attachées au poste
Principales :

Administration
- Veiller à la bonne mise en œuvre des pratiques administratives
- Garantir un parcours patient efficient
- Mettre en place une organisation permettant de répondre aux besoins des équipes médicales et paramédicales
- Optimiser l’accueil physique et téléphonique des usagers
- Assurer la suppléance ou le renfort de l’équipe en cas de besoin, sur les missions qui leurs sont confiées

Management des AMA
- Gérer les plannings de travail et les remplacements en lien avec l’activité
- Organiser la continuité de service et assurer le développement des compétences des agents
- Savoir rendre compte aux acteurs concernés
- Promouvoir une culture collective de service du patient
- Instaurer un climat de confiance et de respect mutuel au sein de l’équipe
- Gérer les situations de conflits et de crises
- Avoir un esprit fédérateur et un leadership développé

Annexes :
Qualité performance
- Evaluer en permanence la conformité des dossiers aux normes et procédures établies
- Collaborer avec l’équipe pour maitriser la qualité de saisie et mettre en place des mesures préventives
- Participer aux actions de renforcement de la satisfaction patient
- Participe à la rédaction et mise à jour des procédures d’admissions, d’accueil et de parcours patient
- Suivre les indicateurs de performance
- Suivre les indicateurs de satisfaction, les dysfonctionnements, réclamations, les analyser et proposer des solutions adaptées

Moyens techniques liés au poste :
- Outils informatiques
- Logiciel métier « Hopital manager » de Softway medical
- Internet
- Intranet

Spécificités du poste :
- Transversalité, travail de terrain
- Management et contact
- Accueil des patients
- Maitrise des outils de bureautique
- Organisation

L'Institution Nationale des Invalides est un établissement public administratif à vocation hospitalière spécialisé dans la prise en charge du grand handicap et placé sous la tutelle du ministère des armées.
Référence dans la réhabilitation, rééducation et réadaptation des victimes de guerre.