Assistant de direction — H/F

Sous l’autorité directe de la Directrice de l’accompagnement, vos missions s’articulent autour de deux axes principaux : un volet administratif et un volet en lien avec les personnes accompagnées, les acteurs et les outils du secteur médico-social.
1) AXE 1 : Sur un plan administratif, vous aurez la responsabilité d’assurer la bonne tenue des réunions (planification, organisation, envoi des invitations et des ordres du jour, rédaction des comptes-rendus, suivi des réunions). Vous êtes garant du respect des échéances de toute nature.
Vous gérez l’organisation des agendas du service ainsi que l’organisation des déplacements des collaborateurs de la direction.
Vous assurez le traitement du courrier (enregistrement, ventilation, traitement, rédaction…)
Globalement, vous êtes responsables de la bonne tenue et de la mise à jour régulière des tableaux de suivi d’activité, des horaires et des congés.
2) AXE 2 : Vous enregistrez et assurez le traitement et le suivi des réclamations des personnes accompagnées et/ou de leurs proches qui parviennent au siège de l’association.
Dans le cadre d’un accueil de 1er niveau en collaboration avec la MDPH, vous êtes l’interlocuteur de toute personne du territoire qui souhaite un conseil, une information ou un soutien dans des démarches administratives (demande de PCH, AAH, AEEH, CMI, …). Ainsi, vous produirez des communications en « Facile à Lire et à Comprendre ».
Vous intervenez en soutien des ESMS de l’association afin de faciliter le respect des droits des personnes (réalisation d’audits internes, participation à l’élaboration des outils de la loi 2002-2).
Vous êtes responsable de l’organisation et du suivi des différentes instances d’orientation et de définition de parcours des personnes accompagnées. Vous êtes force de proposition lors de la création de nouvelles modalités sur ce thème au sein de l’association et/ou avec les partenaires du territoire et participez au traitement des demandes d’admissions au sein des ESMS de l’association.
Vous participez activement à l’utilisation du logiciel d’édition du dossier électronique de l’usage (IMAGO) : création de dossiers uniques, saisie, création d’éditions, tableaux de bord…Vous êtes amenés à accompagner les utilisateurs dans son utilisation (temps de démonstration, de sensibilisation, création de supports, gestion de compte...) .
Vous êtes une personne ressource en matière de classement et archivage des données relatives aux personnes accompagnées, en lien avec le chargé de missions Viassoft.
Vous participez à la mise à jour de l’espace numérique partagé. Selon le profil, des missions complémentaires pourraient vous être confiées.

Née en 1961, l’association des Papillons blancs de Dunkerque couvre l’ensemble du territoire dunkerquois. Elle est dirigée par des parents impliquées et mobilisés tant pour les personnes accueillies au sein de l’association que pour celles du territoire de Dunkerque. Ainsi autour du Conseil d’Administration et de son Président Bernard Werquin, se mobilisent des comités de parents et des administrateurs référents présents dans les établissements aux côtés des équipes et des personnes accueillies.

Ce mouvement parental important soutient ainsi chaque jour le travail des 780 professionnels qui accompagnent chaque année 1400 personnes déficientes intellectuelles pour une meilleure inclusion, une meilleure qualité de vie, un projet de vie adapté et une réponse à tous les âges de la vie. Structurée en 4 secteurs (Enfance, Habitat et vie sociale, Services et travail adapté), l’association propose de nombreux modes d’accompagnement et de prise en charge adaptés : Foyers d’hébergement, IME, ESAT….