Assistant administratif — H/F

L’agent administratif intervient dans le respect des orientations inscrites dans le projet d’établissement et sous la responsabilité de la direction, il assure le secrétariat de premier niveau de l’établissement Il intègre une équipe administrative composée de 2 agents administratifs et d’une secrétaire de direction.

Ces missions sont les suivantes:

- Accueillir et orienter : Accueillir et orienter les personnes se présentant à l’accueil. Assurer le traitement des appels téléphoniques (standard de 36 lignes) et du visiophone ; transmettre les messages, répondre aux demandes des familles, partenaires, courriers, mails…etc. Enregistrer les courriers (entrants et sortants, transmissions aux professionnels), envois des courriers. Gérer le cahier de l’état de présences des jeunes (absences et retards à enregistrer sur le cahier d’appel). A partir du tableau de suivi des présences, établir la facturation et l’envoyer à l’agent comptable.

- Gestion administrative des dossiers des jeunes : Assurer le secrétariat administratif (frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier et des e-mails, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, mise à jour des bases de données, des fichiers. Collaborer avec l’assistante sociale sur la création et la mise à jour des dossiers des jeunes. Préparation et vérification des dossiers administratifs (saisie des données, photocopies, numérisation, envoies…etc.). Créer et diffuser des courriers, des documents et des supports d’information internes et externes par exemple : les étiquettes à mettre dans les cahiers de correspondance. Assurer le classement et l’archivage des documents. Remboursement des frais de transport des jeunes (cartes).

Gérer l’entrée et sortie des jeunes :Centraliser et enregistrer sur le fichier Excel, l’état de présences des jeunes (dupliquer le fichier Works existant et le convertir en fichier Excel pour une meilleure exploitation des données). Créer la couverture du carnet de liaison, la fiche de renseignement du verso de la page de garde pour le dossier rouge. Créer et éditer le certificat de scolarité. Etablir et suivre des tableaux de bords récapitulatifs concernant la rentrée (créer un trombinoscope, recenser les coordonnées des familles et remettre ce tableau à l’éducateur référent et à la cheffe de service). Enregistrer la sortie du jeune et envoyer un courrier à la MDPH de son secteur.

- Organisation d’évènement : Gérer administrativement les journées événementielle, envoi des cartes de vœux, des invitations portes ouvertes, journée des anciens et mettre à jour les fichiers

- Suivi et contrôle budgétaire des achats : Elaboration, mise en place et exploitation de tableaux de bord, Gestion de la trésorerie et régies. Tenue à jour des données, fichiers relatifs aux achats et au budget.

L'association ARERAM a pour mission l’accompagnement des personnes en situation de handicap tout au long de leur vie dans l’objectif de développer leur autonomie et leur inclusion sociale, professionnelle, culturelle et scolaire dans la société par la mise en œuvre de moyens aussi larges que possible.

L’établissement Jean-Louis Calvino situé dans le Val de Marne à St Maur des Fossés, ( RER A Champigny Saint Maur) propose pour des jeunes en situation de handicap :
- Un accompagnement en externat sur 2 groupes pour 58 jeunes de 14 à 20 ans.
- Un accompagnement en internat de semaine pour 22 jeunes de 14 à 20 ans.
- Un accompagnement en SESSAD pour 26 jeunes (en file active) de 12 à 25 ans.