Assistant de Direction H/F

MISSION :
     Descriptif général de la mission
 Accueil et secrétariat
Assistance dans l’exercice des missions des directions fonctionnelles
Suivi des commandes et liquidations du service informatique et restauration
MISSION :
     Descriptif général de la mission
 
Accueil et secrétariat
Assistance dans l’exercice des missions des directions fonctionnelles
ACTIVITE
TACHES
Accueil et secrétariat
-          Accueil physique et téléphonique pour les Directions concernées
-          Appels téléphoniques
-          Gestion des relations avec les interlocuteurs internes et externes
-          Gestion des agendas
-          Prise de rendez-vous
-          Organisation de réunions
-          Prise de notes et réalisation de comptes rendus
-          Enregistrement, diffusion, suivi et archivage du courrier
-          Frappe et mise en page de rapports, courriers, comptes rendus, présentations
-          Gestion de l’archivage
-          Gestion des fournitures et matériels de bureau pour le service
-          Réception et orientation des courriers des Directions concernées
 
Assistance dans l’exercice des missions des directions fonctionnelles
 
-          Dans le cadre des procédures budgétaires et des instances :
o    Respect du calendrier prévisionnel
o    Regroupement des informations
o    Mise en forme, diffusion, photocopies
-          Assistance à la préparation des commissions
-          Préparation de supports de présentation
-          Réalisation de missions ponctuelles
-          Rédaction de courrier
-          Suivi des baux d’occupation des logements (maison d’hôtes)
 
Suivi des commandes informatiques et restauration
 
-   Participation à l’élaboration, enregistrement et suivi des marchés.
-   Passation des commandes.
-   Saisie, liquidation des dépenses.
-   Constitution des dossiers de convention et maintenance
-   Suivi des dépenses
-   Traitements de rejets en accord avec la perception
-   Relances et litiges fournisseurs

Le Groupe Hospitalier SECLIN CARVIN est situé dans la métropole lilloise.

D'un capacitaire de 438 lits et places (300 lits et places en MCO et et 138 lits et places SSR), d'un hébergement de 369 lits en EHPAD/USLD et d'un foyer de vie de 51 places, son budget d'exploitation est de 110 millions d'euros (dont 22 millions pour les budgets annexes).

Forte coopération avec le Centre Hospitalier Régional Universitaire de LILLE (GCS)
L’établissement possède également un institut de formation au diplôme d’aide-soignant.